Najlepsze praktyki archiwizacji dokumentów

Archiwizacja dokumentów to praktyka przechowywania statycznych dokumentów w bezpiecznej przestrzeni fizycznej lub cyfrowej i jest ważnym aspektem każdego systemu zarządzania dokumentami (DMS). Firmy z różnych branż i dziedzin praktykują ten proces, w szczególności te zobowiązane do przechowywania akt i plików, które nie są już aktywnie używane.

Czym jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów polega na przenoszeniu do magazynu dokumentów, które nie są już regularnie używane, ale nadal muszą być przechowywane.

Może się to odbywać z wielu powodów, w tym:

• wymogów prawnych,
• konieczności stworzenia dokumentacji biznesowej,
• rejestrów podatkowych,
• redukcji miejsca w biurze.

Dokumenty mogą być fizyczne lub cyfrowe, chociaż wiele firm przechodzi z papierowego na cyfrowe zarządzanie dokumentami i ich archiwizację, aby zmniejszyć fizyczną przestrzeń do przechowywania i ułatwić codzienne operacje. Archiwizacja danych to kluczowa część każdej firmy, umożliwiająca przechowywanie ważnych dokumentów i kategoryzowanie ich w sposób ułatwiający znalezienie ich w razie potrzeby w przyszłości.

Należy zwrócić uwagę na różnicę między danymi kopii zapasowej a danymi archiwalnymi. Dane kopii zapasowej to tymczasowy sposób odzyskiwania aktywnie używanych dokumentów. Z kolei dane zarchiwizowane to dokumenty, z których Ty lub Twoi pracownicy nie korzystacie aktywnie (i nie będzie w najbliższej przyszłości), ale nadal musicie mieć je pod ręką.

Sposoby archiwizacji dokumentów

Istnieje wiele metod archiwizacji dokumentów, z których każda ma swoje zalety i wady. Możemy porównać trzy najpopularniejsze metody, aby ustalić, co można zyskać lub stracić wybierając którąkolwiek z nich:

• przechowywanie dokumentów papierowych - najstarszą metodą jest oczywiście tradycyjne przechowywanie papieru – szafki na akta pełne dokumentów lub kopii. Jest to jedna z najbezpieczniejszych metod archiwizacji w cyfrowym świecie: przechowywania papieru nie można zhakować, a edytowanie fizycznie zarchiwizowanych informacji bez pozostawiania śladów jest niezwykle trudne,
• archiwa cyfrowe - cyfrowa pamięć masowa jest obecnie prawdopodobnie najpopularniejszą metodą archiwizacji. Dysponujesz cyfrowymi kopiami wszystkich swoich dokumentów, a te cyfrowe pliki mogą być przechowywane na dyskach twardych, serwerach lokalnych, zasobach w chmurze lub dowolnym innym systemie komputerowym. Charakteryzują się dostępnością i wydajnością,
• skanowanie na żądanie - inną popularną metodą przechowywania jest skanowanie na żądanie. Służy jako hybryda między archiwizacją cyfrową i papierową. Usługa ta polega na przechowywaniu informacji w postaci dokumentów papierowych, skanowaniu ich i wysyłaniu jako dokumentów cyfrowych. Zyskujesz niezawodność i bezpieczeństwo dokumentów papierowych z wygodą digitalizacji.

Podsumowanie

Optymalnie wdrożona archiwizacja dokumentów powinna być priorytetem każdej firmy borykającej się w mniejszym lub większym stopniu z problemem nadmiaru posiadanych danych. Oczywiście do tego zadania najlepiej oddelegować doświadczone przedsiębiorstwo jak PIKA zajmujące się archiwizacją na co dzień.