Program do fakturowania – na to warto zwrócić uwagę
Niezależnie od wielkości prowadzonej działalności gospodarczej oraz sposobu prowadzenia księgowości, wystawianie faktury każdorazowo wykonuje przedsiębiorca. Dużym ułatwieniem w całym procesie może okazać się darmowy program do faktur, który umożliwi zautomatyzowanie wielu czynności. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze darmowego programu do faktur?
Przede wszystkim warto określić swoje potrzeby oraz zastanowić się, na jakich funkcjach programu zależy nam najbardziej. W zależności od profilu prowadzonej działalności możesz potrzebować programu do wystawiania faktur lub takiego, który pozwoli również na zarządzanie płatnościami i tworzenie raportów.
Wybór warto również uzależnić od tego, czy fakturujesz w jednej walucie, czy może potrzebujesz obsługi wielu walut. W zależności od rodzaju programu do faktur dostępne są również opcje wystawiania dokumentów w różnych językach (jeśli twoja firma ma profil międzynarodowy) oraz formatach plików, np. PDF (który możesz wydrukować lub wysłać bezpośrednio do klienta).
Darmowe programy do fakturowania – dostępne funkcje
Przed wyborem programu do fakturowania warto zwrócić uwagę na kilka pomocnych funkcji. Sprawdzi się możliwość generowania różnych typów faktur, np. korygujących, pro forma czy VAT. Warto również zwrócić uwagę na to, czy w danym programie można edytować i przeglądać wystawione już faktury.
Przydatna będzie również funkcja stworzenie i rozbudowywania bazy klientów, co pozwoli na szybsze wystawianie kolejnych dokumentów. Z kolei eksport danych powinien być dostępny w różnych rodzajach plików, co może być pomocne zwłaszcza we współpracy z księgowością.
Bezpieczeństwo danych i intuicyjność obsługi
Program do fakturowania z przejrzystym i intuicyjnym interfejsem pozwoli na szybki dostęp do wybranych funkcji i łatwość obsługi. Warto również zwrócić uwagę na możliwość, w razie wystąpienia jakichkolwiek trudności, uzyskania wsparcia technicznego, np. w postaci poradników, czatu na żywo czy FAQ.
Przed wyborem darmowego programu do faktur ważną funkcję odgrywa również kwestia bezpieczeństwa przekazanych danych. Wystawiana przez przedsiębiorców dokumenty zawierają wiele danych wrażliwych, które należy chronić przed dostaniem się w niepowołane ręce.
Dlatego warto wybierać programy, które regularnie aktualizują swoje oprogramowanie, dają możliwość tworzenia kopii zapasowych. W przypadku korzystania z darmowych usług w formie online warto również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób są przechowywane dane oraz jakie mechanizmy obrony zostały zastosowane.
Wybór darmowego programu do fakturowania warto uzależnić przede wszystkim od potrzeb. Znaczenie mogą mieć również funkcjonalność, bezpieczeństwo danych oraz intuicyjność obsługi. Dobrze wybrane narzędzie pozwoli na zaoszczędzenie czasu i ułatwienie prowadzenie działalności.
