Jak obniżyć koszt przetwarzania dokumentacji w firmie?

Jakie koszty ponosimy w związku z przetwarzaniem dokumentacji?

Koszty przetwarzania dokumentacji nie są ujmowane w sprawozdaniach finansowych osobno, dlatego wielu przedsiębiorców nawet nie zdaje sobie sprawy z ich istnienia. Gdyby jednak przeprowadzić analizę, okaże się, że wielu wydaje nawet kilkaset tysięcy rocznie. Składają się na nie m.in. koszty związane z:

• opłaceniem usług kurierskich,

• wynagrodzeniem informatyków odpowiedzialnych za zabezpieczenie danych,

• wynagrodzeniem pracowników administracyjnych,

• systemem zabezpieczeń dokumentów tajnych,

• archiwizowaniem dokumentów.

Wydatków tych nie można oczywiście zredukować do zera, ale istnieją sposoby, aby zoptymalizować ich wysokość. Jednym z popularniejszych rozwiązań są usługi outsourcingowe, o których więcej można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-i-automatyzacja-procesow-biznesowych/outsourcing-procesow-biznesowych/. Ich ideą jest “wyprowadzenie” pewnych procesów na zewnątrz, obniżając koszty związane na przykład z zatrudnianiem pracowników.

Szybsze wprowadzanie danych

Tradycyjna procedura obiegu dokumentów w firmie może zostać znacząco usprawniona, co również przełoży się na niższe koszty. Dobrym rozwiązaniem okazuje się cyfrowa kancelaria, o której więcej można przeczytać na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/cyfrowa-kancelaria-i-wprowadzanie-danych/. Szybkie wprowadzanie danych i uzyskiwanie do nich dostępu to pozwala pracować efektywniej, bez tak zwanych wąskich gardeł czy luk przestojowych. Dobrym sposobem na oszczędzanie jest też archiwizacja danych w formie cyfrowej, a nie jak dotąd, papierowej. Wystarczy tylko sprawdzić, jak wysokie koszty generuje utrzymanie powierzchni do przechowywania bądź zakup segregatorów.

Tańsza utylizacja dokumentów? To możliwe!

Utylizacja dokumentów nie zawsze bywa kosztowna, ale często firmy podchodzą do niej w nieodpowiedni sposób. Natomiast te, które działają zgodnie z przepisami, zazwyczaj wydają sporo na zatrudnienie pracowników odpowiedzialnych za niszczenie dokumentów. Optymalnym rozwiązaniem będzie nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną - szczegóły dostępne są na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/pozostale-uslugi/bezpieczny-transport-dokumentow-i-archiwow/. Ważny jest nie tylko sam proces utylizacji, ale również bezpieczny transport.