Artykuł sponsorowany
Kolejny zwykły dzień w firmie. Ktoś wystawia fakturę, ktoś inny ją sprawdza, następnie dokument trafia do księgowości, a potem do klienta. Do tej pory ten proces mógł wyglądać różnie, zależnie od narzędzi i przyjętych zasad. KSeF zmienia ten schemat i wprowadza jeden, obowiązujący sposób działania. Dlatego warto zadać sobie pytanie, czy w Twojej firmie wszyscy wiedzą, jak teraz ma to wyglądać. Sprawdź, jak powinno wyglądać wdrożenia do KSeF krok po kroku i o czym warto pamiętać.
KSeF sprawia, że faktura przestaje funkcjonować wyłącznie jako plik przesyłany między firmami lub dokument zapisany w systemie księgowym. Od momentu wystawienia trafia do centralnego systemu, a to oznacza większą kontrolę nad danymi oraz szybsze wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości. Dla firmy wiąże się to z koniecznością zwracania większej uwagi na poprawność informacji już na etapie tworzenia dokumentu.
W codziennej organizacji pracy przekłada się to między innymi na:
Gdy procesy nie są jasno określone, łatwo o błędy i nieporozumienia. KSeF porządkuje zasady fakturowania i wymaga lepszej współpracy pomiędzy osobami zaangażowanymi w obieg dokumentów.
Często pojawia się przekonanie, że KSeF pozostaje wyłącznie w zakresie obowiązków księgowości. W praktyce system wpływa także na pracę działów sprzedaży, administracji oraz osób zajmujących się wystawianiem faktur. Gdy poszczególne etapy procesu nie są jasno określone lub dobrze zrozumiane, błędy zaczynają pojawiać się bardzo szybko.
W wielu firmach dopiero przy pierwszych problemach wychodzi na jaw, że brakuje spójnych procedur, a wiedza na temat KSeF jest rozproszona pomiędzy różne zespoły. Dlatego istotne staje się zapewnienie nadzoru nad całym procesem oraz przełożenie wymagań systemu na codzienną organizację pracy.
Dobre przygotowanie do KSeF to nie jednorazowe działanie, ale spokojne uporządkowanie tego, co już funkcjonuje w firmie. Chodzi o sprawdzenie, kto wystawia faktury, kto je weryfikuje i kto odpowiada za poprawność danych. Dopiero potem przychodzi czas na narzędzia i systemy.
W takiej sytuacji niezbędna jest praktyczna wiedza, która pokazuje, jak KSeF działa w codziennych sytuacjach, a nie tylko na papierze. Właśnie z myślą o takich potrzebach powstał kurs na specjalistę ds. KSeF, który porządkuje temat i pomaga zrozumieć, jak przygotować firmę do nowych zasad.
Krajowa Izba Księgowych oferuje kursy edukacyjne dla osób, które chcą lepiej odnaleźć się w zmianach związanych z fakturowaniem i rozliczeniami. Nauka odbywa się online, więc możesz wracać do materiałów wtedy, gdy masz na to czas - po pracy, w przerwie i to z dowolnego miejsca.
Dobrze przygotowany zespół to mniej stresu, mniej błędów i sprawniejsza organizacja pracy. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda takie wsparcie w praktyce i jakie możliwości zapewnia nauka online, zajrzyj na kik.edu.pl i poznaj dostępne rozwiązania.
