Do czego potrzebna jest lista obecności?
Chociaż pracodawca nie musi rejestrować czasu pracy każdego z pracowników, lista obecności przyda mu się przede wszystkim, jako dowód w kwestiach spornych z pracownikiem. W interesie pracodawcy leży, by posiadać udokumentowane godziny pracy, spóźnienia, czy wcześniejsze wyjścia pracownika. To na pracodawcy ciąży obowiązek udowodnienia ilości godzin przepracowanych przez osobę zatrudnioną. Jest to także dokument ułatwiający prowadzenie obowiązkowej ewidencji pracy, listę płacy, czy harmonogramu. To duże ułatwienie dla działu kadr. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w artykule: Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?
Jak rejestrować czas obecności w pracy?
Lista obecności to najczęściej stosowany sposób na potwierdzenie obecności pracownika. Zazwyczaj stosowana jest w formie papierowej, co wymaga comiesięcznego przygotowywania jej z uwzględnieniem dni roboczych. Każdy pracownik podpisuje się na niej w chwili przyjścia do pracy, a każde spóźnienie, czy wcześniejsze wyjście jest odnotowywane. Zgodność ze stanem faktycznym potwierdza osoba upoważniona. Wymaga to dużo pracy i uwagi ze strony kadr. Innym sposobem rejestracji czasu pracy są karty zegarowe. Jest to praktyczne w bardzo dużych zakładach, jednak nie koniecznie w małej firmie. Sposób potwierdzania przybycia do zakładu musi zostać wpisany do regulaminu i podany do wiadomości pracowników.
Elektroniczna lista obecności w pracy
Ponieważ papierowa lista obecności posiada wiele wad, idealnym rozwiązaniem jest zastąpienie jej listą elektroniczną. Aplikacja inewi.pl do zarządzania czasem pracy pozwala na podpisanie listy przy pomocy smartfona. Wszystkie dane umieszczane są w chmurze. Pracownicy uzyskują do niej dostęp poprzez kod QR. System wspomaga geolokalizacja i foto-rejestracja. Upoważnione osoby mają wgląd w te dane na bieżąco. Pracownik może oznaczyć czas przyjścia do pracy, przerwę, nadgodziny, a nawet złożyć wniosek o urlop. Aplikacja ułatwia pracę działowi kadr, gdyż automatycznie generuje raporty.
Łatwiej można więc układać harmonogram pracy i rozpatrywać wnioski o urlop. Dla pracownika jest to sposób wygodny i ułatwiający składanie dokumentów.
Zalety listy elektronicznej
Mobilna aplikacja uniemożliwia fałszowanie danych w liście obecności. Nierzetelny pracownik nie ma możliwości wpisania się na listę w późniejszym terminie. Pracodawca ma pełen wgląd w raporty. W każdej chwili może sprawdzić, który z pracowników się spóźnił lub wyszedł wcześniej z pracy. Obieg informacji jest natychmiastowy, gdyż system działa on-line. To usprawnia pracę i oszczędza czas potrzebny do rozliczania i kontrolowania pracowników.
Elektroniczna lista obecności to duże ułatwienie dla pracodawcy, który chce mieć pod kontrolą czas pracy w swojej firmie. To mniej pracy dla działu kadr, a także wygoda dla pracowników i łatwiejsze składanie wniosków urlopowych.
