Promocja miasta to zadanie należące do Referatu Kultury, Sportu i Promocji Miasta. W latach 2011 - 2013 (okres objęty kontrolą NIK) Piotrków wydał na ten cel 1 mln 435,3 tys. zł. Na promowanie miasta przez sportowców i zespoły sportowe - 871,6 tys. zł, z tego 119,9 tys. zł w 2011 roku, 435,9 tys. zł w 2012 i 315,8 tys. zł w 2013.

- Planując wydatki budżetowe w UM na kolejne lata w okresie objętym kontrolą nie określono celów zadań ani mierników osiągania tych celów - to jedna z głównych nieprawidłowości, którą wytknęła urzędnikom NIK.

Zgodnie z raportem Izby, dokumenty strategiczne, które były podstawą podejmowanych przez nasze miasto działań promocyjnych, nie zawierały konkretnych, jednoznacznych i mierzalnych celów w zakresie promocji, nie określały mierników dla osiągania tych celów. Kierownik Referatu (Ilona Patyk) wyjaśniała, że pomimo nieprzypisania skuteczności działań do poszczególnych projektów w zakresie promocji miasta miernikiem takim są statystyki dot. ruchu turystycznego prowadzone przez Centrum Informacji Turystycznej. A o skuteczności tej mają świadczyć liczby - w 2011 r. odnotowano 1357 osób odwiedzających miasto, w 2012 było to 1157 os. (spadek o 14,74%), a w 2013 - 2085 os. (wzrost o 80,21%).

Najpoważniejszy z zarzutów dotyczy przetargów na świadczenie usług reklamowych przez kluby sportowe. Urzędnicy wprowadzili w nich zapisy ograniczające wg NIK uczciwą konkurencję i zawężające krąg wykonawców do klubu piłkarzy ręcznych.

W trakcie kontroli szczegółowej analizie poddano 6 umów zawartych z dwoma klubami sportowymi o łącznej wartości 691,6 tys. zł. Umowy te dotyczyły: udziału zawodników w rozgrywkach sportowych w strojach z emblematami miasta, umieszczenie banerów i/lub tablic promocyjnych miasta w miejscach najbardziej widocznych podczas rozgrywek sportowych we wszystkich halach sportowych i środkach transportu zespołów; zamieszczenie emblematów miasta np. na telebimach, stronach internetowych wykonawcy, plakatach, ogłoszeniach i ulotkach.

We wszystkich objętych szczegółowym badaniem postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego przedmiot zamówienia (czyli klub sportowy, który miał promować miasto) został opisany w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, co naruszało przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którymi zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. - Wprowadzono przepisy ograniczające możliwość świadczenia usługi przez kluby działające w innych niż piłka ręczna (i zapasy w jednym przypadku) dyscyplinach oraz dodatkowo - w odniesieniu do postępowań, gdzie wskazano piłkę ręczną – ograniczenie w zakresie rodzaju drużyny: męska/żeńska (zawężając krąg potencjalnych wykonawców do klubów działających w ściśle określonej dyscyplinie sportu i prowadzących drużyny: męską i żeńską), podczas gdy w okresie objętym kontrolą w Piotrkowie działało 40 klubów sportowych, reprezentujących różne dyscypliny sportu - czytamy w raporcie pokontrolnym.

NIK orzekła, że opisanie przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Działania naszych urzędników spowodowały, że w objętych kontrolą postępowaniach wymogi stawiane przez zamawiającego spełniał tylko 1 klub spośród klubów działających na terenie Piotrkowa.

Wiceprezydent Piotrkowa Andrzej Kacperek wyjaśniał, że: „Zlecenie realizacji zadania Wykonywanie usług reklamowych promujących miasto Piotrków Trybunalski podczas imprez sportowych w piłce ręcznej mężczyzn, w piłce ręcznej kobiet i zapasach nie naruszyło zasady uczciwej konkurencji, bowiem wskazano jedynie dyscypliny sportu, za pomocą których realizowana będzie promocja miasta przez danego wykonawcę. Każdy klub sportowy (także spoza Piotrkowa), który w zakresie swojej działalności miał wpisane te dyscypliny i chciałby reklamować Piotrków mógł przystąpić do przetargu”.

Zgodnie z logiką przedstawioną w wywodzie wiceprezydenta, nasze miasto równie dobrze mógłby promować klub sportowy ze Szczecina, Zawiercia czy Sosnowca?

Miasto zawierało z klubami umowy, ale ani ich treść, ani sposób udokumentowania realizacji tych umów nie pozwala stwierdzić, na co promujące miasto kluby wydawały publiczne pieniądze. UM nie zastrzegł bowiem w tych umowach ani w raportach powykonawczych konieczności podania ilości i wartości rozdanych reklamówek, koszulek, szalików oraz ilości i wartości innych gadżetów reklamowych. - Dla umów tych nie określono celów, które miałyby być osiągnięte, nie określono też mierników oceny realizacji tych celów. Nie dokonano również oceny skuteczności i efektywności działań promocyjnych będących efektem zakupionych usług reklamowych – czytamy w raporcie NIK.

Jednym ze stawianych Urzędowi Miasta zarzutów jest również to, że w okresie objętych kontrolą Piotrków nie posiadał dokumentu strategicznego dotyczącego prowadzenia marketingu terytorialnego, określającego strategię (program) promocji, w dodatku w UM nie podejmowano działań zmierzających do opracowania takiego dokumentu.

Jakie wnioski z raportu wyciągnęli nasi urzędnicy? Jarosław Bąkowicz – kierownik Biura Prasowego UM poinformował nas, że miasto nie realizuje obecnie żadnych umów z obszaru promocji przez zespoły sportowe, dlatego też „podjęcie działań umożliwiających monitorowanie realizacji zadań z uwzględnieniem skuteczności tych działań oraz efektywności wydatkowania środków budżetowych będzie możliwe do spełnienia na etapie przygotowywania umów na usługi promocyjne”. - Wnioski będą realizowane na bieżąco w toku przeprowadzania postępowań przetargowych dotyczących promowania miasta przez zawodników i zespoły sportowe – dodaje Bąkowicz. - Kierownik Referatu Kultury, Sportu i Promocji Miasta został zobligowany do realizacji wniosków pokontrolnych NIK w zakresie szacowania wartości i opisu przedmiotu zamówienia podczas przeprowadzania w przyszłości postępowań o udzielenie zamówień na promocję miasta Piotrków Trybunalski przez sportowców i zespoły sportowe. Kierownik został ponadto zobowiązany do określania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego z pominięciem wskazywanego dotychczas warunku, a mianowicie dotyczącego obowiązku posiadania przez wykonawcę materiałów z emblematami miasta (fakt, że promować miasto mógł tylko klub, który już posiada gadżety z emblematami miasta był jedną z nieprawidłowości wytkniętych przez NIK, bowiem krąg potencjalnych wykonawców został w ten sposób ograniczony przez urzędników do klubów sportowych, które promowały już miasto w przeszłości – przyp red.).

Przedstawiciela Urzędu zapytaliśmy również, dlaczego Piotrków nie dorobił się jeszcze własnej strategii działania w dziedzinie promocji miasta. - Referat Kultury Sportu i Promocji Miasta współpracował przy opracowywaniu programu rozwoju turystyki 2009 - 2015, planu rozwoju lokalnego 2008 - 2015 oraz strategii zrównoważonego rozwoju miasta do 2017 roku, które są w tej chwili dokumentami określającymi priorytety w zakresie tego typu działań. NIK ocenił pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki w zakresie planowania działań promocyjnych, ze względu na ww. programy.

Czy w takim razie Piotrków nie ma i nie będzie miał takiej strategii? - Ustawa o samorządzie gminnym nie nakłada na nas obowiązku posiadania strategii promocji. Posiadamy inne dokumenty, w których zapisane są tego typu działania. Niewykluczone, że taki dokument powstanie. Obecnie prowadzone są prace nad sporządzeniem strategii rozwoju miasta do 2020 roku, która będzie uwzględniała tego typu zadania - dodaje kierownik Biura Prasowego.

Bąkowicz podkreśla również, że ograniczając przetarg na promocję poprzez sport do drużyn piłki ręcznej chodziło o jak najbardziej efektywne wykorzystanie tych pieniędzy, a pieniądze miały być skierowane do drużyn, które najlepiej będą promowały miasto, bo grają w najwyższych klasach rozgrywkowych, w tym przypadku superliga piłki ręcznej. - Drużyny grające na niższych szczeblach rozgrywek nie gwarantują promocji ogólnopolskiej. Nadmienię, że środki przekazywane na promocję przez sport przez nasze miasto w porównaniu z miastami, które znalazły się w raporcie NIK są bardzo skromne. Jak również nieprawidłowości, jakich dopatrzyli się kontrolerzy w naszym mieście są niewielkie w porównaniu z pozostałymi kontrolowanymi miastami – mówi urzędnik.

Wygląda jednak na to, że nieprawidłowości, których dopatrzyła się Izba są na tyle poważne, aby raport NIK trafił do Prokuratury Rejonowej w Piotrkowie.

as