Jakie są obowiązkowe elementy na fakturze?

Czym jest faktura? Wyjaśniamy! 

Faktura to jeden z najważniejszych dokumentów wystawianych przez przedsiębiorcę. Dokument ten ma na celu potwierdzenie faktu realizacji transakcji, od której konieczne jest uiszczenie podatku VAT.

Faktura służy do udokumentowania nie tylko wartości transakcji czy wyszczególnienia rodzaju sprzedawanych towarów, ale także dokładnie wskazuje na uczestników realizowanej transakcji. Podpisana faktura jest dowodem zakupu, dlatego też wiąże się to z koniecznością uiszczenia należności przez zamawiającego dane towary czy usługi wyszczególnione na dokumencie.

Kiedy trzeba wystawiać fakturę?

Obowiązek wystawiania faktur ma miejsce w następujących sytuacjach:

• sprzedaż produktów bądź usług dla innego przedsiębiorcy - nie ma tutaj znaczenia, czy jest on "VAT-owcem", czy też nie,
• gdy uzyska się część bądź całość należnej kwoty zanim nastąpi realizacja usługi bądź dostawa towaru - wtedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową,
• gdy realizuje się sprzedaż wysyłkową - jest to sprzedaż na rzecz klienta, który nie jest podatnikiem VAT oraz mieszkającego w innym kraju aniżeli sprzedawca,
• realizowana jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Czy trzeba wystawiać faktury osobom indywidualnym?

Bardzo ważna zasada dotycząca faktur polega na tym, iż przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, czyli osobom indywidualnym. Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków. Fakturę konsumentowi indywidualnemu trzeba wystawić, jeśli:

• towar wysyłany jest do innego kraju, 
• realizowana jest wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu,
• klient sam zażąda wystawienia faktury - ma prawo do zgłoszenia go w ciągu 3 miesięcy licząc od dnia miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towaru bądź doszło do realizacji usługi bądź otrzymano część bądź całość zapłaty. 

Wystawianie faktur - wskazówki

Faktury mogą mieć zarówno formę papierową jak i elektroniczną. Przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia dwóch egzemplarzy tego dokumentu - jednego dla siebie, a drugiego dla nabywcy towarów bądź usług. Należy jednocześnie zdawać sobie sprawę z tego, że w sytuacji, gdy wystawia się faktury w formie elektronicznej, podatnik realizujący sprzedaż przesyła je bądź udostępnia nabywcy oraz musi zachować je w swojej dokumentacji. 

Podczas sporządzania faktur trzeba też pamiętać o tym, by kwoty podatku wskazywać w złotych. Kwoty na fakturze należy zaokrąglać do pełnych groszy. Końcówki mniejsze niż 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza muszą być zaokrąglane do 1 grosza. 

Aby wystawianie faktur przebiegało znacznie sprawniej, warto zainwestować w profesjonalny program. Podczas wyboru takiego programu warto zwracać uwagę nie tylko na to, czy zapewnia on bardzo szybkie i wygodne wystawianie tych dokumentów, ale także czy za jego pośrednictwem wyślemy np. pliki JPK. Takie funkcjonalności oferuje m.in. 360 Księgowość. 

W 360 Księgowość można również wystawiać faktury w walutach obcych, tworzyć własne szablony faktur oraz bardzo łatwo weryfikować, czy nasi kontrahenci są czynnymi płatnikami VAT. 

Warto zapoznać się z pełną funkcjonalnością programu zakładając bezpłatne konto, umożliwiającego korzystanie do 6 miesięcy za darmo: https://www.360ksiegowosc.pl/wyprobuj-program-do-ksiegowosci-online/.

Jakie są obowiązkowe elementy na fakturze? 

Na fakturze musi znaleźć się szereg informacji. Do obowiązkowych elementów na fakturze zalicza się:

• data sporządzenia dokumentu, 
• numer faktury, który pozwoli na jej identyfikację w systemie, 
• dane osobowe stron umowy - najczęściej jest to imię i nazwisko, adres  zamieszkania, ewentualnie numer telefonu,
• numer służący do identyfikacji podatnika na potrzeby podatkowe - w UE jest to tzw. VAT-UE, 
• numer służący do identyfikacji nabywcy towarów na potrzeby podatku, 
• data realizacji usługi bądź sprzedaży towarów lub otrzymania zapłaty,
• liczba dostarczanych towarów bądź wskazanie zakresu zrealizowanych przez przedsiębiorcę usług,
• cena jednostkowa towaru bądź zrealizowanej usługi (cena netto, bez kwoty naliczonego należnego podatku), 
• wartość wszelkiego rodzaju obniżek cen bądź rabatów z racji szybszej zapłaty, pod warunkiem, że nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto, 
• wartość przekazanych klientowi towarów bądź zrealizowanych usług w ramach transakcji bez kwoty należnego podatku, 
• stawka należnego podatku, 
• podział kwot ze sprzedaży na te objęte konkretnymi stawkami podatku a także zwolnione z opodatkowania, 
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto wraz z wyszczególnieniem kwot dotyczących poszczególnych stawek podatku,
• łączna należność ogółem. 

Czy przy prowadzeniu działalności bez rejestracji trzeba sporządzać faktury?

Począwszy od 2018 roku istnieje możliwość prowadzenia tzw. działalności nieewidencjonowanej, czyli działalności bez rejestracji. Polega to na tym, iż osoby fizyczne nie muszą uruchamiać działalności gospodarczej i sprzedawać produkty i usługi. Warunkiem niezbędnym do tego jest nie przekraczanie w każdym miesiącu przychodów w wysokości 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Dodatkowym wymogiem stawianym osobom chcącym prowadzić działalność bez rejestracji jest nie prowadzenie standardowej działalności w ciągu ostatnich 5 lat. 

Czy prowadząc działalność nieewidencjonowaną trzeba wystawiać faktury? Ustawa Prawo przedsiębiorców nie reguluje tej kwestii. Jednocześnie warto zauważyć, że osoba prowadząca ten typ działalności ma prawo do bycia czynnym podatnikiem VAT bądź zwolnionym. Oznacza to, że może wystawiać faktury z tytułu sprzedanych produktów czy świadczonych usług.