Urząd Miasta od ponad trzech lat, a jednostki podległe Urzędowi od kilku miesięcy gotowe są na załatwianie spraw poprzez platformę ePUAP. - Daje to możliwość załatwienia sprawy w Urzędzie bez wychodzenia z domu - mówi Bogdan Munik, sekretarz miasta. - Żeby to jednak zrobić, najpierw trzeba się zarejestrować na platformie osób publicznych, wypełnić formularz, a następnie przyjść do Urzędu z dowodem osobistym celem weryfikacji danych i po tej weryfikacji mieszkaniec będzie miał tzw. Profil Zaufany, który jest tożsamy z podpisem elektronicznym. Profil identyfikuje mieszkańca, dzięki czemu my wiemy, kto jest autorem danego pisma i komu później trzeba udzielić odpowiedzi. Jeżeli ktoś ma potrzebę napisać pismo do Urzędu np. w sprawie naprawy chodnika, to w tradycyjnym systemie takie podanie czy wniosek pisze się w domu, następnie przychodzi do Urzędu i albo składa się pismo na dziennik podawczy, albo wkłada się pismo w kopertę, nakleja znaczek i wysyła. Przy korzystaniu z platformy ePUAP można taki wniosek napisać w komputerze, a następnie po zalogowaniu wysłać do Urzędu. W ciągu kilku chwil wniosek znajdzie się w Urzędzie, a na drugi dzień pracownik zajmie się tym pismem. Adresat z kolei otrzymuje potwierdzenie doręczenia dokumentu, czyli „zwrotkę”.
Co może mieszkaniec poprzez ePUAP? Złożyć, skargę, wniosek, może napisać do Urzędu pismo dowolnej treści, może zarejestrować pojazd zakupiony w kraju (nowy lub używany), może złożyć wniosek o usunięcie drzewa, może złożyć zawiadomienie o planowanym zgromadzeniu publicznym. Lista spraw, które można załatwić poprzez ePUAP znajduje się na stronie Urzędu (link E-Urząd).
Niektórzy narzekają, że funkcjonowanie ePUAP-u kuleje. Kto narzeka? Np. pracownik Urzędu Skarbowego, który na odpowiedź na pismo wysłane drogą elektroniczną czeka od listopada 2013 roku. Kolejny na odpowiedź w sprawie wysłanego do Urzędu wniosku czeka – jak twierdzi – od lipca 2013 roku. Kto jeszcze narzeka? Niektórzy dyrektorzy placówek oświatowych w mieście, którzy wyjścia nie mają i korzystać z ePUAP-u – kontaktując się z Urzędem – po prostu muszą. Co na to sekretarz miasta? - Jak w każdych systemach elektronicznych mogą zdarzyć się krótkotrwałe niedoskonałości. Przyczyny mogą być różne. W danym momencie może być słaby sygnał, może być bardzo wielu użytkowników. W takich sytuacjach trzeba poczekać kilka chwil i spróbować ponownie załatwić sprawę - mówi Bogdan Munik.
Jak dotąd swój Profil Zaufany potwierdziło ponad 400 osób. - Ten proces dopiero się rozpoczął, mieszkańcy dopiero się przekonują do prowadzenia elektronicznej korespondencji z Urzędem. Potrzebny jest czas, i oczywiście informacja, jakie korzyści płyną z korzystania z tej platformy. Już dziś na stronie miasta uruchomiliśmy nowe usługi, np. wydanie prawa jazdy z powodu utraty lub zniszczenia. Mieszkaniec nie musi już przychodzić do Referatu Komunikacji, wystarczy że posiada Profil Zaufany, wystarczy, że w domu wypełni interaktywny formularz, zeskanuje potrzebne dokumenty i wyśle je poprzez ePUAP. Otrzyma zwrotną informację, kiedy ma się zgłosić po odbiór - dodaje sekretarz.
Obok kontaktów na linii Urząd – mieszkaniec jest jeszcze drugi element całego systemu, komunikacja poprzez ePUAP między Urzędem a jednostkami organizacyjnymi miasta. Zgodnie z zarządzeniem prezydenta korespondencja między Urzędem a jednostkami mu podległymi następuje tylko i wyłącznie poprzez ePUAP. Nasz Urząd kontaktuje się w ten sam sposób również z Urzędem Wojewódzkim czy Marszałkowskim. Tylko od stycznia tego roku wysłano z naszego magistratu ponad 2,5 tysiąca przesyłek. - Proszę sobie policzyć nakłady pracy przy tradycyjnej formie komunikacji, do tego opłata za wysłanie korespondencji z potwierdzeniem odbioru. Oznacza to oczywiście ograniczenie kosztów funkcjonowania Urzędu - zaznacza Bogdan Munik.
as
