Muszę zmienić biuro rachunkowe – jak to zrobić?

Podjęcie decyzji o zmianie biura rachunkowego może mieć sporo przyczyn i zazwyczaj to krok dokładnie przemyślany. Czasami współpraca nie układa się od samego początku, niekiedy zdarza się, że koszty obsługi ze strony biura są za wysokie lub też pojawiają się wątpliwości związane z prawidłowością prowadzenia rozliczeń. Bez względu na to, dlaczego chcesz zmienić dotychczasowe biuro rachunkowe, zrób to tak, by zachować wysoki poziom bezpieczeństwa swoich interesów finansowych.

Wybór nowego księgowego powinien być oczywiście przemyślany. Zadaj sobie pytanie, na czym najbardziej Ci zależy i w jaki sposób powinna wyglądać wzorowa dla Ciebie współpraca. Chcesz mieć dużą swobodę? Dla wygody potrzebujesz obsługi, którą można realizować w znacznym stopniu zdalnie? Poszukując nowego księgowego od razu wypytaj o takie kwestie – dopiero po upewnieniu się, że nowa firma rachunkowa spełni Twoje oczekiwania sprawdź, czy zechce przyjąć nowego klienta.

Rekomendowanym i sprawdzonym biurem na rynku jest np. biuro rachunkowe Wrocław.

Wybór korzystnego terminu

Przepisy w żadnym stopniu nie przewidują jakichkolwiek ram czasowych na tego rodzaju zmianę – można dokonać jej właściwie w dowolnym momencie w ciągu roku. Jednak dobrze jest ustalić, w której chwili będzie to dla przedsiębiorcy korzystne. Większość firm planujących zmianę biura rozliczeniowego wypowiada umowę po zamknięciu pełnego okresu rozliczeniowego oraz uiszczeniu obowiązkowych opłat podatkowych. To oznacza, że zazwyczaj do takich zmian dochodzi wraz z rozpoczęciem nowego roku. 

Inną możliwością jest rozwiązanie współpracy wraz z początkiem ostatniego kwartału roku. W trakcie ostatnich trzech miesięcy nowy księgowy będzie miał możliwość doprowadzenia do końca wszelkich rozliczeń w sposób prawidłowy. Do tego pozna do pewnego stopnia specyfikę pracy przedsiębiorcy, by w przyszłości zapewnić mu obsługę na odpowiednim poziomie.

Kolejność działań przy zmianie biura rachunkowego

Jak większość formalności, także zmiana biura rachunkowego powinna być przeprowadzona w odpowiedniej kolejności. Pierwszym punktem Twojego planu musi być wypowiedzenie umowy u dotychczasowego księgowego czy księgowej. Możliwe, że w kontrakcie został zawarowany określony okres wypowiedzenia – zwykle jest to miesiąc, chociaż niektóre biura stosują aż trzymiesięczną karencję. W tym momencie musisz już ustalić z przedstawicielem nowego biura, w jaki sposób i do kiedy przeniesione zostaną dokumenty. Po złożeniu wypowiedzenia, możesz podpisać nową umowę, by zachować ciągłość działania.

Prawdopodobnie poprzednie biuro księgowe dysponowało pełnomocnictwami umożliwiającymi reprezentowanie firmy przed administracją skarbową. Twoim obowiązkiem jest więc odwołanie ich, chociażby w Urzędzie Skarbowym. 

Proces zmiany biura rachunkowego zamyka przekazanie całej dokumentacji rachunkowej za okres współpracy z poprzednią księgowością. Wszystkie faktury, rachunki, deklaracje czy wyciągi bankowe z konta firmowego powinny możliwie jak najszybciej trafić do nowego biura. Tam powinno również dojść do sprawdzenia, czy niczego nie brakuje. Nie dziw się, gdy w poprzedniej firmie poproszą Cię o podpisanie protokołu odbioru dokumentów. Jeśli masz pewność, że do Twoich rąk dotarł komplet, koniecznie to potwierdź i przekaż „papiery” do rachunkowości w nowo wybranym biurze.

Więcej informacji i wskazówek, dotyczących zmiany biura znajdziesz na: https://biuro-ksiegowe-liber.pl/uslugi/kadry-i-place-wroclaw/