Zanim odpowiemy, jacy, powiedzmy, ilu ich jest. W piotrkowskim Urzędzie Miasta mamy ich 269 (bez tych zatrudnionych w Zarządzie Dróg i Utrzymania Miasta – około 60 osób). Licząc więc statystycznie, na jednego urzędnika przypada nieco ponad 283 piotrkowian, a na jednego piotrkowianina – 0,0035 urzędnika (dla porównania np. w Bełchatowie na jedną urzędniczą głowę przypada około 306,5 mieszkańca). Dużo to czy mało? Jak mówią dane statystyczne, w Polsce od roku 2008 liczba urzędników wzrosła aż o 10%, a w UE zajmujemy pod względem rozrostu administracji czwarte miejsce. W roku 2013 (jak podaje GUS) urzędników (bez ZUS) było w Polsce 443,1 tys.
Kto opłaca piotrkowskiego urzędnika?
W znakomitej większości pieniądze na pensje pochodzą z samorządowej kasy. Nie wszystkie jednak. - Wśród tych 269 zatrudnionych osób około 10 etatów w ostatnim czasie to osoby zatrudnione do realizacji projektów unijnych, których wynagrodzenie jest w 100 proc. pokrywane z pieniędzy UE, np. Jednostka Realizująca Projekt, która utworzona została do “prowadzenia” projektu modernizacji i rozbudowy oczyszczalni ścieków – wyjaśnia Jarosław Bąkowicz, kierownik Biura Prasowego Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego. - Były też pojedyncze osoby zatrudniane do realizacji “miękkich projektów” np. realizowanych przez Referat Edukacji. Ponadto około 30 osób jest odpowiedzialnych za realizację zadań z zakresu administracji rządowej, np. USC, część zadań Referatu Nieruchomości czy Geodezji. Wynagrodzenia tych osób są także pokrywane ze środków zewnętrznych.
Ponad 12 milionów na urzędnicze wynagrodzenia
Ile rocznie trzeba wydać na płace dla pracowników piotrkowskiego Urzędu Miasta? Łącznie na ten cel w roku 2013 przeznaczono 12 mln 357 tys. 660,92 zł, w tym te wypłacone ze środków budżetu państwa stanowiły 514 tys. 241 zł, refundowane ze środków unijnych - 382 tys. 493,48 zł, refundowane związane z obsługą funduszu alimentacyjnego - 24 tys. 958,74 zł.
Wykształcony, empatyczny, kreatywny
Jaka to kadra, ci nasi urzędnicy? - Jest to kadra wysoce wykwalifikowana, która ciągle podnosi swoje umiejętności m.in. w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych, nowelizacji prawa, wykorzystania IT, znajomości języków obcych – odpowiada Jarosław Bąkowicz z UM. - Dodatkowo Urząd organizuje szkolenia wewnętrzne z wdrażania kontroli zarządczej czy funkcjonowania platformy ePUAP. Wielu urzędników posiada wąskie specjalizacje, co jest istotne do fachowej obsługi klientów. Aż 83 proc. ogółu zatrudnionych posiada wykształcenie wyższe. Pozostałe 17 proc. wykształcenie średnie – dodaje rzecznik.
Kiedyś nie wymagało się, aby urzędnik posiadał wykształcenie wyższe. Dziś nie tylko musi być wykształcony, ale też empatyczny i kreatywny. Jak zapewniają sami zainteresowani – czas “przekładania papierków” już dawno odszedł w zapomnienie. - W Piotrkowie nie mamy do czynienia ze stereotypowym wizerunkiem urzędnika, który przychodzi do pracy i tylko pije kawę. Urzędnik nastawiony jest na zakończenie sprawy bez zbędnej zwłoki. Sprawna i rzetelna obsługa klientów magistratu jest naszym priorytetem. Potwierdzeniem tego są wyróżnienia i certyfikaty nadawane przez instytucje zewnętrzne, m.in. ISO 9001:2008 oraz ISO 27001:2008 – przekonuje rzecznik magistratu.
Zajęcie nie jest chyba jednak takie złe, bo średni staż pracy w piotrkowskim UM to 11 lat. Powyżej 25 lat pracy w Urzędzie ma 27 urzędników (jest to 10 proc. ogółu zatrudnionych). Ale jest i taka osoba – wprawdzie tylko jedna – która pracuje w naszym magistracie już 40 lat.
Bez spóźnień – jak w fabryce
Wprawdzie urząd to nie fabryka, ale spóźnić się nie wolno. Dyscyplina to podstawa. - W urzędzie funkcjonuje elektroniczny rejestrator czasu pracy. Oznacza to, że każdy urzędnik przy wejściu i wyjściu musi “odbić” kartę magnetyczną. Według raportów, które są na bieżąco monitorowane, wynika, że pracownicy punktualnie stawiają się na swoich stanowiskach pracy, jak również stanowiska pracy opuszczają nie wcześniej niż o 15.30. Z uwagi na wysoką dyscyplinę pracy nie zachodzi konieczność nakładania kar na pracowników. Nie stosujemy nagród za punktualność, gdyż jest to podstawowy obowiązek pracownika – tłumaczy rzecznik UM.
Asystenci, doradcy i ci, co “organizują” samych siebie
19 referatów, 9 biur, ale też kilku pełnomocników, asystent. Piotrkowski urząd to skomplikowana struktura, która posiada komórki mające tę strukturę organizować, ot chociażby Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi. To tu organizuje się nabór nowych pracowników, szkolenia, określa się płace i etaty. Są tu specjalne stanowiska: ds. aktualizacji procedur i badania jakości usług, ds. nadzoru organizacyjnego, ds. sprawozdawczości. Bo sprawozdania w administracji – rzecz ważna.
Urzędnik przyjdzie do domu
Co się zmieniło w urzędzie w ciągu ostatnich lat? - Ogólnie mówiąc, z urzędu zamkniętego magistrat stał się otwarty dla mieszkańców – chwali miejsce pracy rzecznik UM. - Ponadto magistrat został wewnętrznie i zewnętrznie zinformatyzowany. Ważne jest, że w tym okresie pomimo wzrostu ilości zadań zmalało zatrudnienie. Świadczy to też o wzroście wydajności pracowników - dodaje.
Rzecznik twierdzi też (co sami muszą sprawdzić mieszkańcy), że diametralnie zmieniła się obsługa klientów Urzędu. A zaczęło się od utworzenia w 2003 roku Biura Obsługi Mieszkańców. - Następnie wraz z rozwojem informatyzacji, pod koniec 2009 roku wprowadzona została usługa rezerwacji kolejki do konkretnego stanowiska w wybranym przez siebie dniu i godzinie za pośrednictwem Internetu. Rok później BOM uruchomił kolejną usługę skierowaną do osób starszych, chorych i mających problemy z poruszaniem się. Telefonując pod numer bezpłatnej infolinii 800-241-251 bądź do punktów informacyjnych przy ul. Szkolnej 28 (nr tel. 44-732-18-00) lub Pasażu Rudowskiego 10 (nr tel. 44-732-77-01), można umówić się na wizytę urzędnika w domu, w dowolnej sprawie administracyjnej – zapewnia Jarosław Bąkowicz. - Urząd Miasta jest jednym z pierwszych w Polsce magistratów, który uruchomił tzw. wpłatomat, funkcjonujący 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz możliwość płatności w kasach urzędu za pomocą karty płatniczej. Jesteśmy także pionierami pod względem wdrażania korespondencji za pomocą platformy ePUAP. W 2013 roku uruchomiliśmy punkt do potwierdzania profilu zaufanego, a w ostatnim czasie, tj. od 1 stycznia 2014, posiadacze profilu zaufanego mogą sprawę załatwić bez wychodzenia z domu, przez Internet. Należy zaznaczyć, że złożenie pisma w formie elektronicznej jest tak samo traktowane przez urząd (jednostkę) jak złożenie pisma osobiście na dziennik - dodaje.
No i widać, że idzie nowe. Coraz więcej elektroniki, Internetu, udogodnień. Tylko urzędników jakoś z tego powodu wcale nie mniej. Ale może to i dobrze. W końcu urząd powinien mieć też ludzką twarz.
Anna Wiktorowicz
