Co do zasady zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik składek przekazuje do ZUS do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik, za którego była opłacana składka na FEP złoży wniosek o emeryturę pomostową. Wówczas zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze powinno zostać złożone w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Natomiast w przypadku upadłości bądź likwidacji płatnika taki dokument należy przekazać najpóźniej w dniu złożenia formularza ZUS ZWPA, czyli w momencie zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek.

Formularz ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Taki dokument muszą przekazać ci płatnicy, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji takich pracowników i opłacają za nich składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

W zgłoszeniu należy podać dane identyfikacyjne płatnika składek oraz osób wykonujących prace w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze, a także kod tej pracy i okresy, w których była wykonywana. Należy również wskazać kod tytułu ubezpieczenia, z którym ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczeń i wymiar czasu pracy.