Spotykamy się tuż po kolejnym śniadaniu biznesowym organizowanym dla swoich klientów przez firmę OMEGA we współpracy z jednym z największych producentów oprogramowania dla małych i średnich firm – firmą SAGE oraz globalnym liderem w branży oprogramowania – firmą MICROSOFT.
Będą zmiany w mechanizmie split payment, będą zmiany w deklaracjach VAT-owskich. Czy mógłby Pan przybliżyć to czytelnikom i słuchaczom? Na co zwrócić uwagę, na czym się skupić, na co uważać?
Rzeczywiście są przynajmniej trzy procedowane obecnie grupy przepisów, które w istotny sposób wpłyną na sposób pracy księgowych. Niestety nałożą one dodatkowe obowiązki i zmuszą księgowych do dodatkowej pracy. Aby to ułatwić, w SAGE-u pracujemy nad odpowiednią modyfikacją programów. Chcemy jak najmniej dodatkowej pracy dla użytkowników, a w konsekwencji, łagodne przejście przez zbliżające się zmiany prawne.
Jakie to są zmiany?
Po pierwsze jest to tzw. biała lista podatników. Przepisy zostały już uchwalone i opublikowane. Będą obowiązywały od pierwszego września br. Według przepisów, Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępni wykaz podatników VAT. Prawdziwy, jak ja to czasem mówię, spójny, rejestr podatników; taki, w którym są aktualne dane, nie tylko na dzień sprawdzenia, ale również dane historyczne. Nareszcie powstanie jedno miejsce, w którym będzie można sprawdzić status podatnika VAT. I to jest dobra wiadomość dla księgowych. Natomiast zmiany te spowodują również nieprzyjemne konsekwencje. Mianowicie w rejestrze będą zamieszczone rachunki bankowe i to nie bez powodu. Mówiąc w pewnym uproszczeniu, będą one służyły składaniu przelewów na kwoty ponad 15 tys. PLN. Płatność na inne rachunki bankowe będzie się wiązała z bardzo nieprzyjemnymi konsekwencjami, w tym z rozpoznaniem kosztów niestanowiących uzyskania przychodu w podatku dochodowym płacącego. To jest pierwsza z tych istotnych zmian. Moim zdaniem ważne będzie, żeby zautomatyzować proces obsługi płatności również pod kątem sprawdzania, czy zlecany przelew trafi na właściwy rachunek bankowy. Nie da się tego zrobić bez wsparcia systemów informatycznych przygotowujących płatności.
Inny przykład, to obowiązkowy split payment. Rząd pracuje nad nową wersją przepisów wprowadzających przymus podziału płatności dotyczących sprzedaży określonych grup towarów i usług. Na te towary i usługi dostaliśmy zgodę z komisji europejskiej jako odstępstwo od dyrektywy VAT. Oznacza to dla sprzedawcy przymus umieszczania na fakturze informacji, że zakup wiąże się z obowiązkiem zapłaty w modelu podzielonej płatności, a zatem wymusza zmodyfikowanie jej treści. Natomiast płatnik musi respektować ten zapis i dokonać płatności w metodzie split payment. To jest metoda płatności z osobnym wskazaniem kwoty płaconego podatku VAT. Znamy ją od lipca zeszłego roku. Dotychczas o jej zastosowaniu decydował płacący za fakturę. Według nowych przepisów niedostosowanie się do tego wymogu będzie związane z konsekwencjami w postaci sankcji VAT-owskich oraz w postaci obowiązku rozpoznania braku kosztów uzyskania przychodów. W projekcie przewidziano również nowe kary w kodeksie karno-skarbowym, zarówno dla wystawcy jak i dla płacącego. I to jest druga grupa zmian, której bez wsparcia systemu informatycznego obsłużyć się nie da. Trzeba zmodyfikować systemy obsługi sprzedaży, systemy ewidencji księgowej i obsługi płatności, aby można było bez błędów obsłużyć podstawowe procesy w każdej firmie takie, jak fakturowanie, ewidencja księgowa faktur zakupu czy płatności wobec dostawców.
Wreszcie grupa trzecia, czyli modyfikacja struktury JPK (jednolity plik kontrolny) VAT, czyli tej struktury, którą co miesiąc obowiązkowo podatnicy przesyłają do Krajowej Administracji Skarbowej. Zostanie ona połączona z deklaracją VAT-7. I to jest bardzo dobra wiadomość, ponieważ podatnicy będą składali tylko jedną strukturę, a nie dwie osobne. Natomiast jest tam planowana bardzo nieprzyjemna zmiana, która, o ile zostanie utrzymana, będzie wymagała dodatkowego oznaczania transakcji sprzedaży i zakwalifikowania ich do określonych, wymienionych konkretnie przez Ministerstwo Finansów „grup towarowych”. To jest czynność, której nigdy nie robiliśmy, systemy finansowo - księgowe nie gromadzą obecnie takich informacji. Będzie trzeba zmodyfikować systemy informatyczne obsługi sprzedaży i ewidencji księgowej. Zapowiada się zatem bardzo duża zmiana w systemach informatycznych, o ile oczywiście zostanie potwierdzona w ostatecznej wersji struktury raportowej JPK_VAT.
Jak SAGE radzi z takimi zmianami? Jeśli zmiany są zapowiadane kilka miesięcy wcześniej, no to można się do tego jakoś przygotować. Natomiast, niestety nasi ustawodawcy czasem nas zaskakują. Jak dajecie wówczas radę?
Muszę przyznać, że jest ciężko, bo zmian jest naprawdę mnóstwo. Oprócz obowiązku dostosowania oprogramowania do zmian prawnych chcielibyśmy również ułatwiać życie księgowych, tworzyć coraz lepsze programy, dostarczające informacji przekrojowych potrzebnych we współczesnym biznesie. Chcemy nie tylko wprowadzać zmiany prawne, ale również polepszyć „los” księgowych, ułatwiając im pracę. Bardzo dobrym przykładem jest zmiana połączenia deklaracji z plikiem JPK. Ona była zapowiedziana przez MF na lipiec, natomiast, między innymi my głośno protestowaliśmy, że nie da się takiej zmiany wprowadzić w przewidywanym czasie. No i w związku z tym została przesunięta na styczeń 2020 roku. Bardzo się z tego cieszymy, daje to nam trochę oddechu i pozwala lepiej zaplanować przygotowywania do aktualizacji.
Wspominał Pan, że zmian, o których rozmawialiśmy nie da się obsłużyć bez odpowiedniego wsparcia informatycznego, bez odpowiedniego oprogramowania. Dlaczego?
Bo obsługa bez oprogramowania wiązałaby się z bardzo dużą ilością manualnej pracy oraz mnogością możliwych pomyłek. W cyfrowym świecie, a ewidentnie zarówno nasza gospodarka, jak i przedsiębiorstwa transponują się do ery gospodarki cyfrowej, musimy tak budować procesy, by coraz mniej czynności na tych danych było wykonywanych ręcznie. Przy manualnej, nużącej dla człowieka obsłudze za każdym razem można się pomylić. A ponieważ danych jest bardzo dużo, to pomylić się możemy wielokrotnie. A pomyłki kosztują. Kosztują coraz więcej, bo Administracja Skarbowa szuka sposobu pozyskania dodatkowych środków.
Pamięta pan księgowość z przed ery komputerów?
Ja już nie pamiętam, mimo, że od 19 lat, pracuję w SAGE, nie pamiętam księgowości z przed ery komputerów. Kiedy związałem się z księgowością, to byliśmy właśnie po pierwszej rewolucji. Ja ją nazywam komputeryzacją księgowości. Dokonała się może 20-25 lat temu. To, co przeżywamy obecnie, to jest cyfryzacja księgowości. Czyli wykorzystanie znanej już technologii komputerowej do świadczenia zupełnie nowych usług, do odkrywania zupełnie nowych możliwości automatyzowania i usprawniania procesów biznesowych. Komputer nie jest już liczydłem, czy dodatkiem za pomocą którego coś sprawniej zarejestrujemy. Dane w postaci cyfrowej są w centrum świata informacji. My, księgowi, za pomocą dobrze znanego komputera ułatwiamy sobie życie, obsługując cyfrowe dane w zupełnie nowy sposób i czerpiemy z tego konkretne korzyści. Technologia obsługi cyfrowych danych pozwala na dostarczanie usług, których poprzednio nie było. Dobrym przykładem jest Sage e-Audytor, czyli narzędzie dostępne przez Internet przeznaczone do weryfikacji jakości danych w dowolnych plikach JPK. Korzyścią jest wiedza o możliwych błędach merytorycznych, jeszcze zanim wyślemy dane w JPK do Administracji Skarbowej.
Czasami zastanawiam się po co nam taka ilość informacji?
Myślę, że jest wiele powodów dla których ilość cyfrowych danych stale rośnie. Na pewno bardzo silnym czynnikiem, przynajmniej u nas w Polsce, jest Administracja Skarbowa. Przez zmiany standardów raportowania, tzn. odejście od papieru na rzecz danych elektronicznych, wymusza się cyfryzację na przedsiębiorstwach. Nie robi tego tak po prostu, ale w konkretnym celu, gromadząc ogromne ilości cyfrowych danych o podatnikach. Administracja pracuje obecnie na wielkich zbiorach cyfrowych danych i łatwo wyszukuje wszelkiego rodzaju anomalie. Ma do tego coraz lepsze oprogramowanie tak, że jest w stanie kojarzyć dane wystawców i nabywców, rozliczających podatek należny i podatek naliczony, w skali całej gospodarki. To niesamowite narzędzie. Nigdy wcześniej Administracja Skarbowa nie miała takich możliwości technicznych, jakie ma obecnie. Dzięki czemu na bieżąco analizuje dane, co pozwala bardzo dobrze typować do kontroli podejrzewanych o nadużycia VAT. Widać to po rosnącej ściągalności podatków. Ale to jest tylko jeden z tych elementów, czyli impuls po stronie Administracji Skarbowej. Z drugiej strony cyfryzacja danych, gromadzenie ich w coraz większej liczbie, pozwala przedsiębiorcom na automatyzowanie procesów wewnętrznych i zewnętrznych, a w konsekwencji na świadczenie dla klientów zupełnie nowych usług. Prosty przykład, który wszyscy znamy - "Uber". To pomysł na to, w jaki sposób bez posiadania jednej taksówki, zarabiać na przewozach, błyskawicznie kojarząc tego, kto ma samochód i chciałby kogoś przewieźć, z tym, kto ma potrzebę dojechania z punktu A do punktu B. Pierwszym krokiem w rozwiązaniu jest jednoznaczna identyfikacja stron transakcji i cyfryzacja danych poprzez to, że sami wprowadzamy je w telefonie komórkowym. Rejestrujemy się i dołączamy naszą kartę płatniczą do obsługi zapłaty za przejazd, rejestrują się również kierowcy. Następnie logujemy się i wskazujemy cel przejazdu. Drugi krok realizują algorytmy komputerowe, które przetwarzają dane w czasie rzeczywistym i już wolny kierowca wie, że ma po nas przyjechać. Realizuje on przewóz, a obsługa płatności realizowana jest automatycznie. Nie byłoby to możliwe bez gromadzenia odpowiedniej ilości cyfrowych danych, to one są paliwem dla cyfryzacji biznesu. To dane w postaci cyfrowej pozwalają dziś tworzyć nowoczesne modele usług, jeszcze wczoraj poza naszym zasięgiem.
Jeśli jesteś zainteresowany tematami, o których rozmawialiśmy lub potrzebujesz wsparcia w zakresie informatyzacji firmy – zapraszamy do kontaktu.
OMEGA, Plac Kościuszki 8, 97-300 Piotrków Trybunalski
