Jeśli tylko w jakiejś firmie nie ma odpowiedniej organizacji, pracownicy mają do czynienia z problemami komunikacyjnymi. To z kolei może prowadzić do napiętej atmosfery, a nawet konfliktów. Jak sobie z tym poradzić?
W czym tkwi problem?
Biorąc pod uwagę, że na co dzień rozmawiamy ze sobą za pomocą social mediów i innych kanałów zdalnej komunikacji, porozumiewanie się w ten sposób z przełożonymi czy współpracownikami na pozór nie powinno sprawiać nam żadnego problemu. Dlaczego więc tak wiele osób ma z tym trudności? Przede wszystkim za sprawą tego, że w przypadku pracy zdalnej komunikacja jest utrudniona.
Czytaj także: Jak komunikować się pracując zdalnie?
Pracując na miejscu w firmie, każdy może ze sobą rozmawiać i swobodnie wymieniać się informacjami. W ten sposób pracownikom łatwiej jest dzielić się swoimi spostrzeżeniami na różne tematy. Nawet podczas krótkich spotkań na korytarzu, w drodze do biura, mogą dopytać się wzajemnie o różne kwestie np. czy właściwie zrozumieli polecenie przełożonego. Przy pracy zdalnej jest to bardzo utrudnione. Chociażby ze względu na to, że wszystkie wiadomości są wtedy przesyłane drogą oficjalną i pracownicy przy wymianie informacji nie czują pełnej swobody.
Inną kwestią jest to, że przy komunikacji zdalnej bardzo trudno jest przekazać emocje. W ten sposób prośba, która jest niezobowiązująca może wydawać się pracownikowi bardzo pilna i na odwrót, polecenie, które nie cierpi zwłoki może zostać odebrane jako nic ważnego.
Na co warto zwrócić uwagę?
Jak radzić sobie z takimi problemami komunikacyjnymi? Przede wszystkim warto postawić na różne kanały komunikacji zdalnej, dzięki czemu z jednej strony pracownicy będą mieli dobry kontakt z przełożonym, ale i będą mogli swobodnie wymieniać się informacjami między sobą. Jak to zorganizować? Dobrym rozwiązaniem może okazać się ustalenie tego, że korespondencja oficjalna ma być przesyłana drogą mailową, a wszystkie inne informacje mają być przekazywane za pomocą jakiegoś komunikatora.
Aby zapobiec pojawianiu się problemów, zwłaszcza na początku pracy zdalnej, warto jest zorganizować dla pracowników szkolenie, dzięki którym wszyscy będą wiedzieli jak działać na danych narzędziach. Nie każdy wie jak obsługiwać różnego rodzaju komunikatory czy też jak udostępniać ekran. Jeśli decydujemy się na kontakt za pomocą wideorozmów, koniecznie też powinniśmy upewnić się, że każdy posiada w domu odpowiedni sprzęt.
Co do samej komunikacji, koniecznie trzeba zwrócić uwagę też na właściwe odczytywanie intencji. Warto ustalić z pracownikami, że przy każdej wątpliwości, jaka będzie rodzić się przy przeczytaniu wiadomości, będą się z nami kontaktować zwrotnie. Najlepiej telefonicznie, albo za pomocą wspomnianej wideorozmowy. W ten sposób o wiele łatwiej jest przekazać intencje, chociażby poprzez ton głosu czy gestykulację.
Więcej na temat pracy zdalnej i szukaniu inspiracji znajdziesz na portalu Uzdalnieni.pl
