Dzięki odpowiednim rozwiązaniom, czyli właściwie wykonanym systemom proces obiegu dokumentów w firmie może zostać w pełni zautomatyzowany. Dokumenty kierowane są nie tylko do właściwych osób, ale także do archiwum. System sprawia także, że wszystkie dokumenty które się w nim znajdują się bezpieczne, nie ma bowiem obaw, że papierowy dokument się uszkodzi. W każdej chwili bez najmniejszego problemu można wysłać lub wydrukować jego kopię z zasobów systemu. To także sprawia, że nie ma konieczności wygospodarowania dużej ilości przestrzeni, która jest potrzebna na przechowywanie dokumentów w formie papierowej.
Archiwizacja dokumentów to postawa
Elektroniczny obieg dokumentów z pewnością może okazać się niezastąpiony w tych firmach, które działają w kilku miejscach. Dzięki temu dostęp do dokumentów można mieć w każdej filii, nie ma konieczności przesyłania papierowych dokumentów i oczekiwania na ich dostarczenie. Ponadto niewątpliwą zaletą systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest także możliwość kontroli nad dokumentami. Można w ciągu kilku chwil zobaczyć jakie decyzje zostały podjęte w związku z danym dokumentem czy jak wygląda ich obecny status.
Co daje stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów:
- minimalizowanie kosztów związanych z przesyłaniem papierowych dokumentów, obsługą korespondencji czy wykonywaniem niezbędnych kopii dokumentów
- znaczne zmniejszenie ilości miejsca niezbędnego do przechowywania dokumentów w formie papierowej
- możliwość śledzenia wszystkich operacji wykonywanych na danym dokumencie jak również z nim związanych, tym samym znacznie większa kontrola nad obiegiem dokumentów
Odpowiednie oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów powinno przede wszystkim uwzględniać wszystkie potrzeby użytkowników, czyli firmy, która będzie z nich korzystać. Idealnym rozwiązaniem jest takie, gdzie system kontroluje wiele procesów związanych z przesyłaniem dokumentów, jak na przykład jednoczesne przesyłanie do archiwum wszystkich dokumentów wprowadzanych do obiegu. Ważne jest także to, aby dostęp zarówno do bieżących dokumentów jak też do archiwum nie sprawiał zbyt wielu problemów. Takim właśnie, doskonałym rozwiązaniem jest system V-Desk.
http://www.primesoft.pl/
Dzięki jego zastosowaniu można nie tylko skutecznie zarządzać dokumentami jak również archiwum, ale także myśleć przyszłościowo. Zastosowanie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala bowiem na kolejne optymalizacje wprowadzane w firmie, dzięki czemu będą one przebiegać znacznie sprawniej.
