Fakturowanie to nic innego jak tworzenie dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży i dostarczenie go kupującego. Można go wypisać, wydrukować lub utworzyć w formie elektronicznej, na przykład w formacie PDF.
Faktura standardowa to bodaj najpopularniejsza z faktur. Jej odbiorcą może być tak osoba fizyczna, która nie prowadzi własnej działalności, jak inna firma. Jej najistotniejsze elementy to: imiona i nazwiska dostawcy i odbiorcy, adresy, Numery Identyfikacji Podatkowej – czyli dane stron; numer faktury i data jej wystawienia (w przypadku, gdy data wykonania usługi lub dostarczenia towaru jest inna, także należy ją wpisać); oczywiście nazwa towaru i jego ilość lub nazwa usługi i jej zakres; cena netto, stawka i kwota VAT i cena brutto.
Faktury wystawiamy w dwóch egzemplarzach: oryginał otrzymuje klient, a kopię my (czyli przedsiębiorca wystawiający). Dokumentu nie trzeba tytułować jako „Faktura VAT”, „Oryginał” czy „Kopia”.
Zwykle fakturę należy wystawić do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar.
Faktura zaliczkowa
Rzecz spotykana bardzo często – dostarczenie dóbr przez przedsiębiorcę lub wykonanie określonych usług poprzedzone jest wpłaceniem zaliczki, mającej stanowić pokrycie wstępnych kosztów i swego rodzaju zabezpieczenie transakcji. Faktura zaliczkowa powinna zawierać między innymi: dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska, adresy, NIP-y), datę otrzymania zapłaty przed wykonaniem usługi (tylko wówczas, gdy termin jest określony i różni się od daty wystawienia faktury, kwotę podatku, dane zamówienia (ilość towarów, cena netto, wartość netto i brutto, stawkę i kwotę podatku).
Faktura korygująca to naczej po prostu korekta. Może ją wystawić wyłącznie przedsiębiorca w przypadku stwierdzenia błędu formalnego (gdy nabywca dostrzeże błąd, musi zwrócić się do wystawiającego z prośbą o dokonanie korekty), zwrotu towaru czy udzielenia rabatu. Na takiej fakturze powinny znaleźć się tytuł "Korekta" lub "Faktura korygująca", prawidłową treść (poprawione dane), numer korekty i data jej wystawienia (także numer oryginalnej faktury), nazwę towaru/usługi i oczywiście przyczynę korekty.
A trzeba zaznaczyć jeszcze raz, że są jeszcze przecież inne wspomniane rodzaje faktur – zwłaszcza dla początkującego przedsiębiorcy natłok i zróżnicowanie mogą przyprawić o zawrót głowy. Warto więc pomyślec o zautomatyzowanym programie, który sam zadba o to, by na fakturze nie zabrakło kluczowych danych. Za pomocą oprogramowania możemy – oprócz fakturowania – utworzyć bazę danych klientów, przypisać do nich konkretne terminy płatności czy nawet spersonalizowany interfejs graficzny czy szablon dokumentu.
Na rynku są dostępne różne programy ułatwiające szybkie i łatwe wystawiania faktur. Jednym z czołowych producentów oferujących przedsiębiorcom tego rodzaju oprogramowanie jest firma Mega-Tech, która oferuje możliwość bezpłatnego przetestowania swoich programów - wystarczy wejść na stronę producenta https://www.mega-tech.com.pl
