Efektywne prowadzenie spotkań – klucz do profesjonalizmu i pewności siebie

Wiedza o tym, jak umiejętnie prowadzić spotkania biznesowe jest niezbędna m.in. w przypadku menedżerów wszystkich szczebli, liderów zespołów oraz kierowników projektów.

Aby poznać kluczowe zasady oraz odpowiednie narzędzia, przydatne w trakcie prowadzenia rozmaitych zebrań i spotkań z słuchaczami, warto wziąć udział w profesjonalnym szkoleniu (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na stronie https://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/sztuka-prowadzenia-zebran-i-narad,35/

• Szkolenia z prowadzenia spotkań – korzyści  

Wiedza i umiejętności pozyskane w trakcie szkoleń z prowadzenia spotkań są niezbędne do tego, by:

• zbudować pewność siebie;
• poznać zasady skutecznej argumentacji;
• wiedzieć, jak efektywnie operować słowem;
• poznać zasady doboru treści do uczestników spotkania;
• poszerzyć wiedzę z zakresu zachowań biznesowych;
• zbudować swoją wiarygodność.

Szkolenia z efektywnego prowadzenia spotkań to również świetna okazja do tego, by dowiedzieć się, jak umiejętnie tworzyć w pełni zrozumiały przekaz, a także co zrobić, aby spotkania były dynamiczne i ciekawe dla odbiorców.

• Prowadzenie spotkań – świadoma praca przed kamerą

Ciekawym, a zarazem bardzo skutecznym sposobem na zbudowanie pewności siebie i doskonalenie swoich wystąpień na spotkaniach jest praca z kamerą. W jej trakcie, uczestnik szkolenia może oswoić się z nią, poznać swoje mocne, ale także słabe strony, nad którymi warto pracować, by stać się jeszcze lepszym mówcą.

Efektywne prowadzenie spotkań: sformułuj cel zebrania

Nic tak nie jednoczy, jak wspólny cel. Nie inaczej jest w przypadku spotkań, które będziesz organizować w przyszłości. Fundamentalną zasadą jest więc jasne sformułowanie celu takiego spotkania (np. zebrania wewnętrznego), po to, by osoby, które będą brały w nim udział, wiedziały, dlaczego się spotykacie i jak się do tego dobrze przygotować.

Na przedstawienie sformułowanego przez Ciebie celu zebrania, zawsze znajdź przynajmniej dwa miejsca: pierwsze – w agendzie; drugie – na samym początku spotkania. Nie bój się również jasno zaznaczyć na wstępie, czego prowadzone spotkanie nie będzie dotyczyć. To pozwoli wprowadzić ład i porządek organizacyjny oraz jasno oddzielić kwestie istotne na czas tego jednego - konkretnego spotkania od tych, które mogą być poruszone w trakcie kolejnych zebrań.

Pamiętaj, że dobre otwarcie spotkania jest jego kluczowym etapem – to dla Ciebie okazja do zaprezentowania tonu zebrania, poruszenia najważniejszych kwestii, które później rozwiniesz i dania uczestnikom przedsmaku tego, czego mogą spodziewać się w trakcie najbliższych minut lub godzin z Tobą w roli prowadzącego.

Sformułowanie klarownego celu spotkania jest istotne również z innego względu – uczestnicy znając go, mogą przyjść na spotkanie z Tobą z już przygotowanymi pomysłami, gotowymi rozwiązaniami lub przynajmniej – z otwartym umysłem na dyskusję w grupie.

Efektywne prowadzenie spotkań: stwórz plan zebrania

Kolejnym, bardzo ważnym etapem przygotowań do efektywnego prowadzenia spotkań jest stworzenie planu zebrania. Zacznij od ustalenia liczby uczestników – im mniej osób, tym większa pewność, że każdy będzie miał szansę dojść do głosu i wziąć czynny udział w dyskusji. Mniejsza liczba zaproszonych osób to również mniejsze ryzyko, że spotkanie przedłuży się o dodatkową godzinę czy dwie. Można również zaprosić jedynie kilka kluczowych dla projektu osób, np. kierowników, którzy później przekażą swoim zespołom najważniejsze wnioski i informacje o podjętych decyzjach.

Jeśli wiesz, że będziesz prowadzić spotkanie, dokładnie zaplanuj czas jego trwania. Nie powinno być zbyt długie, ale jeśli jest taka konieczność, zastanów się nad zrobieniem przerw.

Ważne jest również wyznaczenie ram czasowych spotkania – każdy powinien wiedzieć, o której godzinie się rozpoczyna, a o której kończy.

Przygotuj także dokładny plan zebrania - uwzględnij w nim jego cel, poruszane tematy, miejsce oraz czas i wyślij go do uczestników zanim się spotkacie.

Co ważne, plan spotkania należy dopasować do jego celu. Jest to istotne, ponieważ inaczej poprowadzisz spotkanie integracyjne, a inaczej np. szkoleniowe. Niezależnie jednak od jego charakteru, zebranie powinno być zakończone konkluzją, dzięki czemu każdy będzie miał poczucie, że maksymalnie wykorzystał swój potencjał i wiedzę zdobytą w trakcie spotkania.

Efektywne prowadzenie spotkań: umiejętnie zarządzaj czasem

Umiejętność zarządzania czasem to kolejna, bardzo ważna kwestia, związana z efektywnym prowadzeniem spotkań. Sprawna komunikacja w firmie – również na etapie organizowania i prowadzenia spotkań wewnętrznych – skutkuje skuteczną i płynną pracą całego zespołu.

Kiedy już odpowiednio przygotujesz się do spotkania (zarezerwujesz salę, zaprosisz uczestników, roześlesz im plan spotkania itd.), pora przejść do jego prowadzenia.

Na początku powitaj wszystkich, przedstaw cel i – jeśli uznasz, że to konieczne – wyjaśnij kluczowe pojęcia, by każdy miał podobny zakres wiedzy już na wstępie. Dzięki temu unikniesz potrzeby wyjaśniania później pewnych nieporozumień i wątpliwości, a tym samym płynnie zrealizujesz przewidziany plan zebrania.

Prowadząc spotkanie, należy pilnować jego porządku, zachęcać do dyskusji (i nie dopuszczać do długich monologów), kontrolować, by rozmowa nie zbaczała z tematu.

Jeśli w trakcie dyskusji zauważysz, że pojawia się coraz więcej tematów pobocznych – dopuszczaj je jedynie wówczas, jeśli są naprawdę istotne dla realizacji celu zebrania.

Pamiętaj również, by zawsze zamykać swoje rozważania nad konkretną sprawą, jeszcze zanim przejdziesz do omawiania następnej. Dzięki temu nie tylko utrzymasz porządek zebrania, ale też unikniesz niepotrzebnego chaosu i niedomówień.

Jeśli wiesz, że prowadzone spotkanie potrwa kilka godzin – koniecznie wprowadź przerwy i pilnuj ich czasu, by zdążyć omówić wszystkie, zaplanowane kwestie.