artykuł partnerski

Digitalizacja procesów HR – jakie korzyści może przynieść firmie?

Wtorek, 13 lipca 2021
Zapewne było to i tak tylko kwestią czasu, ale rok 2020 przyspieszył procesy cyfryzacji właściwie we wszystkich branżach gospodarki. Praca zdalna i przeniesienie się na domowy stolik nie oznaczało zabrania ze sobą całej dokumentacji zgromadzonej w firmie. Głównie zasiadaliśmy tam z komputerem. Firmy, które już wcześniej zainwestowały w nowoczesne oprogramowania, były na pewno spokojniejsze.
fot. materiały partnera fot. materiały partnera

Digitalizacja w obszarze HR – co to jest?

 

To jedno z pytań, na które warto sobie odpowiedzieć, tym bardziej że w minionym roku w wielu firmach przebiegała gwałtownie. Instalowanie aplikacji, programów, przyspieszone szkolenia przez wyczerpanych informatyków. Działy HR nie mogły pozostać w tyle. Owszem, szkolenia i kursy na jakiś czas uległy zamrożeniu, by z czasem, choć częściowo, przekształcić się w wideokonferencje. Jednak inne procesy w firmie, jak te dotyczące pracowników, nie mogły nawet na chwilę się zatrzymać. Wynagrodzenia, urlopy, zwolnienia lekarskie, to niektóre z tych spraw, które działy HR muszą realizować na bieżąco.

W pracy HR najważniejszym jest posiadać dostęp do teczek osobowych pracowników, móc uzyskiwać ich podpisy na stosownych dokumentach, co przy pracy zdalnej stanowi wyzwanie. W wielu firmach obawę budzi kwestia bezpieczeństwa danych cyfrowych i często z tego wynika odkładanie w czasie procesów digitalizacji. Jakie rozwiązania w działach HR są podejmowane w celu usprawnienia digitalizacja, a jednocześnie zapewnienia bezpieczeństwa danych?

 

Dla chcącego nic trudnego

 

Elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji to rozwiązanie, które pozwala na tworzenie Elektronicznych Teczek Osobowych, które są mniej narażone na zniszczenie i bezpieczniej przechowywane. Bezpieczniej, pod warunkiem, że firma zadba o to, by dostęp do nich był ograniczony jedynie do konkretnych osób. Nie trzeba obawiać się o konieczność natychmiastowego przekształcenia wszystkich analogowych akt w cyfrowe, bowiem Państwowa Inspekcja Pracy jasno formułuje przepisy, że można podzielić pracowników, na tych, których teczki ulegną cyfryzacji i na tych, których dane pozostaną w formie papierowej.

Jednak jeśli już jakąś teczkę przekształcamy, ważne by było to w 100 procentach. Po tym procesie pracownik ma jakiś czas na odebranie papierowej wersji swoich dokumentów, a jeśli tego nie zrobi, jego teczką musi zostać zniszczona. Kwestia podpisów rozwiązana jest podpisem elektronicznym. Obecnie popularnością cieszą się mobilne podpisy kwalifikowane, które przechowywane są w chmurze certyfikowanego dostawcy. Wystarczy smartfon, aby mieć do nich dostęp. Podobnie, jak w bankowości elektronicznej, otrzymuje się pin weryfikujący tożsamość. W ten sposób przechowywane są podpisy zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej, dzięki czemu dział HR może realizować wszystkie sprawy administracyjne w firmie.

 

Co z bezpieczeństwem? Kontrolowany atak to jedno z narzędzi, które pozwoli na sprawdzenie zabezpieczeń w firmie. Wszystko na portalu dla pracowników powinno być szyfrowane, a pracownicy powinni używać długich haseł. 

 

Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://hrk.pl

POLECAMY


Zainteresował temat?

0

0


reklama

Materiał KWW Z SERCEM DLA PIOTRKOWA

reklama

Społeczność

Doceniamy za wyłączenie AdBlocka na naszym portalu. Postaramy się, aby reklamy nie zakłócały przeglądania strony. Jeśli jakaś reklama lub umiejscowienie jej spowoduje dyskomfort prosimy, poinformuj nas o tym!

Życzymy miłego przeglądania naszej strony!

zamknij komunikat